Staðlað PDF er ekki samhæft fyrir langtímavarðveislu

Þessi eiginleiki tekur á tilvikum þar sem staðlað PDF hentar ekki kröfum um langtímavarðveislu. Hann hjálpar til við að tryggja að skjöl séu geymd og varðveitt á þann hátt að þau uppfylli væntingar um skjalavörslu og dregur úr áhættu varðandi aðgengi í framtíðinni.

Staðlað PDF-skjal uppfyllir hugsanlega ekki kröfur um stefnur um langtímavarðveislu eða vinnuferla við varðveislu. Þessi eiginleiki einbeitir sér að því að bera kennsl á og bregðast við aðstæðum þar sem staðlað PDF-snið er talið ófullnægjandi til skjalavörslu. Hann styður notendur sem þurfa að tryggja að skjöl haldist aðgengileg, læsileg og áreiðanlega varðveitt yfir langan tíma. Markmiðið er að draga úr hættu á ósamrýmanleika í framtíðinni sem stafar af skorti á eiginleikum fyrir skjalavörslu eða ósamræmdri uppbyggingu. Notendur geta reitt sig á þessa getu við undirbúning opinberra skráa, reglugerðarskjala eða stofnanaskjalasafna. Þetta á sérstaklega við um stofnanir sem verða að fylgja skráðum stöðlum um varðveislu og geymslu. Eiginleikinn býður upp á skýrari leið til að búa til eða velja PDF-skjal sem samræmist væntingum um langtímavarðveislu. Hann hjálpar einnig til við að lágmarka endurvinnu með því að koma í veg fyrir gerð eða móttöku á PDF-skjölum sem gætu síðar verið hafnað af skjalavörslukerfum. Algeng notkunartilvik eru skjalastjórnun, varðveisla lagalegra skjala og hvers kyns vinnuferlar þar sem skrár verða að varðveitast í mörg ár. Í heildina eykur þetta traust á því að geymd PDF-skjöl verði áfram nothæf og viðurkennd fyrir langtímavarðveislu.