Standardni PDF nije kompatibilan za dugoročno arhiviranje

Ova funkcija rešava slučajeve u kojima standardni PDF nije pogodan za zahteve dugoročnog arhiviranja. Pomaže da se osigura da se dokumenti mogu skladištiti i čuvati na način koji ispunjava arhivska očekivanja i smanjuje buduće rizike po pristupačnost.

Standardni PDF-ovi možda ne ispunjavaju zahteve politika dugoročnog arhiviranja ili tokova rada za očuvanje dokumentacije. Ova funkcija se fokusira na identifikaciju i rešavanje situacija u kojima se standardni PDF format smatra nedovoljnim za arhivsku upotrebu. Podržava korisnike kojima je potrebno da dokumenti ostanu pristupačni, čitljivi i pouzdano sačuvani tokom dužeg vremenskog perioda. Cilj je smanjenje rizika od buduće nekompatibilnosti uzrokovane nedostatkom arhivskih karakteristika ili neusklađenom strukturom. Korisnici se mogu osloniti na ovu mogućnost prilikom pripreme zvaničnih zapisa, regulisane dokumentacije ili institucionalnih arhiva. Posebno je relevantna za organizacije koje moraju da prate dokumentovane standarde čuvanja i očuvanja. Funkcija pruža jasniji put ka kreiranju ili odabiru PDF-a koji je usklađen sa očekivanjima dugoročnog arhiviranja. Takođe pomaže u minimiziranju ponovnog rada sprečavanjem kreiranja ili prihvatanja PDF-ova koji bi kasnije mogli biti odbijeni od strane arhivskih sistema. Uobičajeni slučajevi upotrebe uključuju upravljanje zapisima, čuvanje pravne dokumentacije i bilo koji tok rada gde datoteke moraju biti sačuvane dugi niz godina. Sve u svemu, poboljšava poverenje da će sačuvani PDF-ovi ostati upotrebljivi i prihvatljivi za dugoročno arhiviranje.