Standardni PDF nije kompatibilan za dugoročno arhiviranje

Ova funkcija rješava slučajeve u kojima standardni PDF nije prikladan za zahtjeve dugoročnog arhiviranja. Pomaže u osiguravanju da se dokumenti mogu pohraniti i sačuvati na način koji ispunjava arhivska očekivanja i smanjuje buduće rizike po pitanju pristupačnosti.

Standardni PDF-ovi možda ne ispunjavaju zahtjeve politika dugoročnog arhiviranja ili tokova rada za očuvanje dokumenata. Ova funkcija se fokusira na identifikaciju i rješavanje situacija u kojima se standardni PDF format smatra nedovoljnim za arhivsku upotrebu. Podržava korisnike kojima je potrebno da dokumenti ostanu dostupni, čitljivi i pouzdano sačuvani tokom dužeg vremenskog perioda. Cilj je smanjiti rizik od buduće nekompatibilnosti uzrokovane nedostatkom arhivskih karakteristika ili neusklađenom strukturom. Korisnici se mogu osloniti na ovu mogućnost prilikom pripreme službenih zapisa, regulisane dokumentacije ili institucionalnih arhiva. Posebno je relevantna za organizacije koje moraju slijediti dokumentovane standarde zadržavanja i očuvanja. Funkcija pruža jasniji put do izrade ili odabira PDF-a koji je usklađen sa očekivanjima dugoročnog arhiviranja. Također pomaže u minimiziranju ponovnog rada sprječavanjem kreiranja ili prihvatanja PDF-ova koje arhivski sistemi kasnije mogu odbiti. Uobičajeni slučajevi upotrebe uključuju upravljanje zapisima, zadržavanje pravne dokumentacije i bilo koji tok rada gdje se datoteke moraju čuvati dugi niz godina. Sveukupno, poboljšava povjerenje da će pohranjeni PDF-ovi ostati upotrebljivi i prihvatljivi za dugoročno arhiviranje.