Standarta PDF nav piemērots ilgtermiņa arhivēšanai

Šī funkcija risina gadījumus, kad standarta PDF formāts neatbilst ilgtermiņa arhivēšanas prasībām. Tā palīdz nodrošināt, ka dokumentus var uzglabāt un saglabāt veidā, kas atbilst arhīvu prasībām un samazina turpmākos piekļuves riskus.

Standarta PDF faili var neatbilst ilgtermiņa arhivēšanas politiku vai saglabāšanas darbplūsmu prasībām. Šī funkcija koncentrējas uz tādu situāciju identificēšanu un risināšanu, kurās standarta PDF formāts tiek uzskatīts par nepietiekamu izmantošanai arhīvā. Tā atbalsta lietotājus, kuriem nepieciešams, lai dokumenti paliktu pieejami, lasāmi un droši saglabāti ilgā laika posmā. Mērķis ir samazināt turpmākas nesaderības risku, ko izraisa arhīva raksturlielumu trūkums vai neatbilstoša struktūra. Lietotāji var paļauties uz šo iespēju, sagatavojot oficiālus ierakstus, reglamentētu dokumentāciju vai institucionālos arhīvus. Tas ir īpaši svarīgi organizācijām, kurām jāievēro dokumentēti glabāšanas un saglabāšanas standarti. Funkcija nodrošina skaidrāku ceļu tāda PDF izveidei vai izvēlei, kas atbilst ilgtermiņa arhivēšanas prasībām. Tā arī palīdz samazināt atkārtotu darbu, novēršot tādu PDF failu izveidi vai pieņemšanu, kurus arhīvu sistēmas vēlāk var noraidīt. Biežākie izmantošanas gadījumi ietver dokumentu pārvaldību, juridiskās dokumentācijas glabāšanu un jebkuru darbplūsmu, kurā faili ir jāsaglabā daudzus gadus. Kopumā tas uzlabo pārliecību, ka saglabātie PDF faili paliks izmantojami un pieņemami ilgtermiņa arhivēšanai.