Standardni PDF nije prikladan za dugoročno arhiviranje

Ova značajka rješava slučajeve u kojima standardni PDF nije prikladan za zahtjeve dugoročnog arhiviranja. Pomaže osigurati da se dokumenti mogu pohraniti i sačuvati na način koji zadovoljava arhivska očekivanja i smanjuje buduće rizike pristupačnosti.

Standardni PDF-ovi možda ne ispunjavaju zahtjeve politika dugoročnog arhiviranja ili tijekova rada za očuvanje. Ova se značajka usredotočuje na prepoznavanje i rješavanje situacija u kojima se standardni PDF format smatra nedostatnim za arhivsku uporabu. Podržava korisnike kojima je potrebno da dokumenti ostanu dostupni, čitljivi i pouzdano sačuvani tijekom duljeg razdoblja. Cilj je smanjiti rizik od buduće nekompatibilnosti uzrokovane nedostatkom arhivskih karakteristika ili nesukladnom strukturom. Korisnici se mogu osloniti na ovu mogućnost prilikom pripreme službenih zapisa, regulirane dokumentacije ili institucionalnih arhiva. Posebno je relevantna za organizacije koje se moraju pridržavati dokumentiranih standarda zadržavanja i očuvanja. Značajka pruža jasniji put do izrade ili odabira PDF-a koji je usklađen s očekivanjima dugoročnog arhiviranja. Također pomaže u smanjenju ponovnog rada sprječavanjem stvaranja ili prihvaćanja PDF-ova koje bi arhivski sustavi kasnije mogli odbiti. Uobičajeni slučajevi uporabe uključuju upravljanje zapisima, zadržavanje pravne dokumentacije i bilo koji tijek rada u kojem se datoteke moraju čuvati dugi niz godina. Sveukupno, poboljšava povjerenje da će pohranjeni PDF-ovi ostati upotrebljivi i prihvatljivi za dugoročno arhiviranje.