Standaard PDF niet geschikt voor langetermijnarchivering

Deze functie is bedoeld voor situaties waarin een standaard PDF niet voldoet aan de vereisten voor langetermijnarchivering. Het helpt ervoor te zorgen dat documenten op een manier worden opgeslagen en bewaard die voldoet aan de archiveringsverwachtingen en vermindert toekomstige toegankelijkheidsrisico's.

Standaard PDF's voldoen mogelijk niet aan de vereisten van beleid voor langetermijnarchivering of bewaarworkflows. Deze functie richt zich op het identificeren en aanpakken van situaties waarin een standaard PDF-formaat als onvoldoende wordt beschouwd voor archiefgebruik. Het ondersteunt gebruikers die documenten over langere perioden toegankelijk, leesbaar en betrouwbaar bewaard willen houden. Het doel is om het risico op toekomstige incompatibiliteit door ontbrekende archiefkenmerken of een niet-conforme structuur te verkleinen. Gebruikers kunnen op deze functionaliteit vertrouwen bij het voorbereiden van officiële dossiers, gereguleerde documentatie of institutionele archieven. Het is met name relevant voor organisaties die gedocumenteerde bewaar- en archiveringsnormen moeten volgen. De functie biedt een duidelijker pad naar het produceren of selecteren van een PDF die aansluit bij de verwachtingen voor langetermijnarchivering. Het helpt ook om herstelwerkzaamheden te minimaliseren door het creëren of accepteren van PDF's die later door archiefsystemen kunnen worden afgewezen, te voorkomen. Veelvoorkomende toepassingen zijn documentbeheer, het bewaren van juridische documentatie en elke workflow waarbij bestanden vele jaren bewaard moeten blijven. Over het geheel genomen vergroot het het vertrouwen dat opgeslagen PDF's bruikbaar en acceptabel blijven voor langetermijnarchivering.