Għandi bżonn mod affidabbli biex narkivja l-fatturi kemm bid-dettalji strutturati tagħhom kif ukoll bil-PDF oriġinali għal referenza futura.

Arkivja l-fatturi b'mod li jżomm kemm il-PDF oriġinali kif ukoll id-dettalji ewlenin strutturati tal-fattura flimkien għal referenza fit-tul. Dan jagħmilha aktar faċli biex tirkupra, tirrevedi, u tivverifika l-fatturi aktar tard mingħajr ma titlef il-kuntest jew id-dokumentazzjoni tas-sors.

Din il-karatteristika tipprovdi metodu affidabbli biex taħżen il-fatturi flimkien mal-fajls PDF oriġinali tagħhom u d-dettalji strutturati tagħhom f'post wieħed. Tippreserva l-PDF bħala d-dokument tas-sors filwaqt li żżomm ukoll oqsma li jistgħu jitfittxu bħan-numru tal-fattura, il-bejjiegħ, id-dati, it-total u l-ammonti tat-taxxa meta jkunu disponibbli. L-utenti jistgħu jarkivjaw il-fatturi b'mod konsistenti sabiex ir-rekords storiċi jibqgħu kompluti u faċli biex jiġu referenzjati. Iż-żamma ta' data strutturata flimkien mal-PDF tappoġġja tfittxija u filtrazzjoni aktar mgħaġġla meta mqabbla mal-ħażna ta' PDFs waħedhom. Ir-rekord arkivjat jgħin fil-verifika billi jippermetti lill-utenti jqabblu l-oqsma strutturati mad-dokument oriġinali fi kwalunkwe ħin. Dan huwa utli għal verifiki, riżoluzzjoni ta' tilwim, u reviżjonijiet interni fejn hija meħtieġa prova tal-fattura oriġinali. Jappoġġja wkoll l-operazzjonijiet ta' kuljum billi jnaqqas il-ħin mgħoddi fit-tfittxija ta' annessi jew fir-rikostruzzjoni tad-dettalji tal-fattura. L-approċċ huwa ddisinjat għal żamma fit-tul sabiex il-fatturi eqdem jibqgħu aċċessibbli u organizzati. B'mod ġenerali, itejjeb it-traċċabilità billi jżomm il-metadata tal-fattura u d-dokument oriġinali tagħha marbuta bħala rekord arkivjat wieħed.