ਮੈਨੂੰ ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਸਟ੍ਰਕਚਰਡ ਵੇਰਵਿਆਂ ਅਤੇ ਅਸਲ PDF ਦੋਵਾਂ ਨਾਲ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਸੰਦਰਭ ਲਈ ਆਰਕਾਈਵ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਤਰੀਕਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਨੂੰ ਇਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਆਰਕਾਈਵ ਕਰੋ ਜੋ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਦੇ ਸੰਦਰਭ ਲਈ ਅਸਲ PDF ਅਤੇ ਮੁੱਖ ਸਟ੍ਰਕਚਰਡ ਇਨਵੌਇਸ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੋਵਾਂ ਨੂੰ ਇਕੱਠੇ ਰੱਖੇ। ਇਹ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਸੰਦਰਭ ਜਾਂ ਸਰੋਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਗੁਆਏ ਬਿਨਾਂ ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਨੂੰ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ, ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਤਸਦੀਕ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।

ਇਹ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਦੀਆਂ ਅਸਲ PDF ਫਾਈਲਾਂ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਸਟ੍ਰਕਚਰਡ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਥਾਂ ਤੇ ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਤਰੀਕਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਹ PDF ਨੂੰ ਸਰੋਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਜੋਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਨਾਲ ਹੀ ਖੋਜਣਯੋਗ ਖੇਤਰਾਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ, ਵਿਕਰੇਤਾ, ਮਿਤੀਆਂ, ਕੁੱਲ ਅਤੇ ਟੈਕਸ ਦੀਆਂ ਰਕਮਾਂ ਨੂੰ ਵੀ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਦਾ ਹੈ। ਉਪਭੋਗਤਾ ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਨੂੰ ਨਿਰੰਤਰ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਆਰਕਾਈਵ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਜੋ ਇਤਿਹਾਸਕ ਰਿਕਾਰਡ ਪੂਰੇ ਅਤੇ ਸੰਦਰਭ ਲਈ ਆਸਾਨ ਰਹਿਣ। PDF ਦੇ ਨਾਲ ਸਟ੍ਰਕਚਰਡ ਡੇਟਾ ਰੱਖਣਾ ਸਿਰਫ PDF ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਦੇ ਮੁਕਾਬਲੇ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਖੋਜ ਅਤੇ ਫਿਲਟਰਿੰਗ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਆਰਕਾਈਵ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਰਿਕਾਰਡ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਮੇਂ ਅਸਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨਾਲ ਸਟ੍ਰਕਚਰਡ ਖੇਤਰਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦੇ ਕੇ ਤਸਦੀਕ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਆਡਿਟ, ਵਿਵਾਦ ਦੇ ਹੱਲ, ਅਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਲਈ ਉਪਯੋਗੀ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਅਸਲ ਇਨਵੌਇਸ ਦੇ ਸਬੂਤ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਅਟੈਚਮੈਂਟਾਂ ਦੀ ਭਾਲ ਕਰਨ ਜਾਂ ਇਨਵੌਇਸ ਦੇ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਬਿਤਾਏ ਸਮੇਂ ਨੂੰ ਘਟਾ ਕੇ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੇ ਕੰਮਕਾਜ ਵਿੱਚ ਵੀ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਪਹੁੰਚ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਦੀ ਸੰਭਾਲ ਲਈ ਤਿਆਰ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਪੁਰਾਣੇ ਇਨਵੌਇਸ ਪਹੁੰਚਯੋਗ ਅਤੇ ਸੰਗਠਿਤ ਰਹਿਣ। ਕੁੱਲ ਮਿਲਾ ਕੇ, ਇਹ ਇਨਵੌਇਸ ਦੇ ਮੈਟਾਡੇਟਾ ਅਤੇ ਇਸਦੇ ਅਸਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਆਰਕਾਈਵ ਕੀਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਵਜੋਂ ਜੋੜ ਕੇ ਟਰੇਸੇਬਿਲਟੀ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਕਰਦਾ ਹੈ।