Kailangan ko ng maaasahang paraan para i-archive ang mga invoice kasama ang kanilang mga structured na detalye at ang orihinal na PDF para sa sanggunian sa hinaharap.

I-archive ang mga invoice sa paraang pinapanatili ang parehong orihinal na PDF at ang mga pangunahing structured na detalye ng invoice para sa pangmatagalang sanggunian. Ginagawa nitong mas madali ang pagkuha, pagsusuri, at pag-verify ng mga invoice sa hinaharap nang hindi nawawala ang konteksto o source documentation.

Ang feature na ito ay nagbibigay ng maaasahang paraan upang i-store ang mga invoice kasama ang kanilang mga orihinal na PDF file at ang kanilang mga structured na detalye sa isang lugar. Pinapanatili nito ang PDF bilang source document habang itinatago rin ang mga searchable field gaya ng invoice number, vendor, petsa, kabuuang halaga, at halaga ng buwis kung available. Maaaring i-archive ng mga user ang mga invoice nang consistent upang manatiling kumpleto at madaling sanggunian ang mga historical record. Ang pagpapanatili ng structured data kasama ang PDF ay sumusuporta sa mas mabilis na paghahanap at pag-filter kumpara sa pag-store ng mga PDF lamang. Ang archived record ay nakakatulong sa verification sa pamamagitan ng pagpapahintulot sa mga user na ikumpara ang mga structured field sa orihinal na dokumento anumang oras. Kapaki-pakinabang ito para sa mga audit, dispute resolution, at internal review kung saan kinakailangan ang patunay ng orihinal na invoice. Sinusuportahan din nito ang pang-araw-araw na operasyon sa pamamagitan ng pagbabawas ng oras na ginugugol sa paghahanap ng mga attachment o pagbuo muli ng mga detalye ng invoice. Ang approach na ito ay idinisenyo para sa pangmatagalang pagtatago upang ang mga lumang invoice ay manatiling accessible at organisado. Sa kabuuan, pinapabuti nito ang traceability sa pamamagitan ng pagpapanatiling magkaugnay ang metadata ng invoice at ang orihinal na dokumento nito bilang isang solong archived record.