Gyakran előfordul, hogy a számla PDF-je és a rögzített számlaadatok nem egyeznek, és szeretnék egy módszert ezek együttes létrehozására az eltérések csökkentése érdekében.

Hozza létre a számlarekordot és annak PDF-jét egyetlen munkafolyamatban, így mindkét kimenet ugyanabból a forrásból származik. Ez csökkenti a rendszerben tárolt és az ügyfeleknek küldött adatok közötti eltéréseket, javítva a pontosságot és időt takarítva meg az egyeztetés során.

Ez a funkció támogatja a számla rögzített adatainak és a hozzá tartozó PDF-nek az együttes generálását az eltérések megelőzése érdekében. Ahelyett, hogy először létrehozná a számlarekordot, majd később (vagy külön) elkészítené a PDF-et, a felhasználó egyetlen egységes lépésben hozza létre azokat. A PDF tartalma ugyanazokból a számlamezőkből származik, amelyeket a rendszer elment, így az összegek, a tételek, a dátumok, az adók és az ügyféladatok összhangban maradnak. A munkafolyamat célja a kézi adatbevitel és a másolás-beillesztés lépéseinek csökkentése, amelyek gyakran hibákhoz vezetnek. Segít továbbá biztosítani, hogy az e-mailben elküldött vagy az ügyféllel megosztott dokumentum megegyezzen azzal, amit a pénzügyi és jelentéskészítő rendszerek belsőleg mutatnak. A számlarekord és a PDF létrehozáskori szinkronban tartásával a csapatok kevesebb időt töltenek az utólagos ellenőrzéssel és a különbségek javításával. Ez különösen hasznos olyan környezetekben, ahol a számlákat időnyomás alatt vagy több csapattag készíti. Támogatja a megbízhatóbb ügyfélkommunikációt, mivel az ügyfélnek szánt dokumentum és a belső nyilvántartás konzisztens marad. Összességében a funkció javítja a számlázás pontosságát, csökkenti az utómunkát és növeli a számlázási adatokba vetett bizalmat.