Egyetlen folyamatra van szükségem, amely egyszerre tárolja a géppel olvasható számlaadatokat és az ügyfeleim által elvárt PDF-et.

Ez a funkció támogatja a számlainformációk strukturált, géppel olvasható formátumban történő rögzítését és tárolását, az ügyfélnek szánt PDF-verzióval együtt, egy egységes folyamatban. Csökkenti a duplikációt, biztosítja a nyilvántartások konzisztenciáját, és megkönnyíti a megfelelő reprezentáció lekérését és megosztását, amikor arra szükség van.

Ez a funkció egyetlen munkafolyamatot biztosít a strukturált számlaadatok (jelentéskészítéshez, automatizáláshoz és integrációkhoz) és a megjelenített PDF-dokumentum (ügyfélnek történő kézbesítéshez és emberi felülvizsgálathoz) együttes mentésére. A két reprezentáció összekapcsolásával biztosítható, hogy a PDF mindig megfeleljen a mögöttes számlamezőknek, mint például a tételsorok, végösszegek, adók és ügyféladatok. A csapatok egyetlen folyamatot használhatnak a számlák létrehozására, tárolására és későbbi elérésére anélkül, hogy külön rendszereket vagy kézi kereszthivatkozásokat kellene fenntartaniuk. Ez támogatja a megbízható utólagos feldolgozást, például a könyvelési exportokat, az elemzéseket, a megfelelőségi ellenőrzéseket és az adatok érvényesítését, miközben továbbra is megfelel az ügyfelek szabványos PDF-fel szemben támasztott elvárásainak. Javítja az auditálhatóságot is azáltal, hogy megőrzi az ügyfélnek küldött dokumentumot az előállításához használt forrásadatok mellett. A központosított tárolás leegyszerűsíti a keresést és a lekérést, mivel egy számlát egyszer kell megtalálni, és mind az adatai, mind a PDF-je elérhetővé válik. A megközelítés segít csökkenteni az újbóli adatbevitelből vagy a hiányos nyilvántartásokból történő dokumentum-újragenerálásból eredő hibákat. Hasznos azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek automatizálásra kész számlaadatokra van szükségük, miközben konzisztens, professzionális dokumentumot biztosítanak az ügyfelek, szállítók vagy belső jóváhagyások számára.