Ajung mereu în situația în care facturile PDF și datele înregistrate în sistem nu coincid și îmi doresc o modalitate de a le crea simultan pentru a reduce neconcordanțele.

Creați înregistrarea facturii și fișierul PDF aferent împreună, într-un singur flux de lucru, astfel încât ambele rezultate să provină din aceeași sursă. Acest lucru reduce discrepanțele dintre ceea ce este stocat în sistem și ceea ce este trimis clienților, îmbunătățind acuratețea și economisind timp pentru reconciliere.

Această funcționalitate permite generarea simultană a datelor înregistrate ale unei facturi și a fișierului PDF corespondent pentru a preveni neconcordanțele. În loc să creați mai întâi înregistrarea facturii și să generați PDF-ul ulterior (sau separat), utilizatorul le creează într-un singur pas unificat. Conținutul PDF-ului este derivat din aceleași câmpuri ale facturii care sunt salvate în sistem, astfel încât totalurile, articolele, datele, taxele și detaliile clientului rămân aliniate. Fluxul de lucru vizează reducerea introducerii manuale a datelor și a pașilor de tip copy/paste care introduc frecvent erori. De asemenea, ajută la asigurarea faptului că documentul trimis prin e-mail sau partajat cu un client corespunde cu ceea ce indică sistemele financiare și de raportare internă. Prin menținerea sincronizării înregistrării facturii și a PDF-ului în momentul creării, echipele petrec mai puțin timp auditând și corectând diferențele ulterior. Acest lucru este util în special în mediile în care facturile sunt pregătite sub presiunea timpului sau de către mai mulți membri ai echipei. Poate susține o comunicare mai fiabilă cu clienții, deoarece documentul destinat acestora și înregistrarea internă rămân consistente. În general, funcționalitatea îmbunătățește acuratețea facturării, reduce necesitatea refacerii muncii și crește încrederea în datele de facturare.