Man bieži gadās rēķini, kuros PDF fails un reģistrētie rēķina dati nesakrīt, un es vēlos veidu, kā tos izveidot vienlaikus, lai samazinātu neatbilstības.

Izveidojiet rēķina ierakstu un tā PDF failu vienotā darbplūsmā, lai abi rezultāti rastos no viena avota. Tas samazina atšķirības starp sistēmā saglabāto un klientiem nosūtīto informāciju, uzlabojot precizitāti un ietaupot laiku saskaņošanai.

Šī funkcija atbalsta rēķina reģistrēto datu un atbilstošā PDF faila ģenerēšanu vienlaikus, lai novērstu neatbilstības. Tā vietā, lai vispirms izveidotu rēķina ierakstu un vēlāk (vai atsevišķi) izveidotu PDF failu, lietotājs tos izveido vienā vienotā solī. PDF saturs tiek iegūts no tiem pašiem rēķina laukiem, kas tiek saglabāti sistēmā, tāpēc kopsummas, pozīcijas, datumi, nodokļi un informācija par klientu paliek saskaņoti. Darbplūsmas mērķis ir samazināt manuālu atkārtotu ievadi un kopēšanas/ielīmēšanas darbības, kas bieži rada kļūdas. Tas arī palīdz nodrošināt, ka tas, kas tiek nosūtīts pa e-pastu vai kopīgots ar klientu, atbilst tam, ko iekšēji uzrāda finanšu un atskaišu sistēmas. Saglabājot rēķina ierakstu un PDF failu sinhronizētus izveides brīdī, komandas pavada mazāk laika, auditējot un labojot atšķirības pēc fakta. Tas ir īpaši noderīgi vidēs, kur rēķini tiek sagatavoti laika spiediena apstākļos vai kurus sagatavo vairāki komandas locekļi. Tas var atbalstīt uzticamāku saziņu ar klientiem, jo klientam paredzētais dokuments un iekšējais ieraksts paliek konsekventi. Kopumā šī funkcija uzlabo rēķinu precizitāti, samazina pārstrādāšanas nepieciešamību un palielina pārliecību par norēķinu datiem.