Ég þarf eitt ferli sem geymir bæði véllesanleg reikningsgögn og PDF-skjalið sem viðskiptavinir mínir búast við að fá.

Þessi eiginleiki styður við að fanga og geyma reikningsupplýsingar á skipulögðu, véllesanlegu formi samhliða PDF-útgáfu fyrir viðskiptavini í einu samræmdu ferli. Það dregur úr tvíverknaði, heldur skrám samræmdum og auðveldar að sækja og deila réttri framsetningu þegar þörf krefur.

Þessi eiginleiki býður upp á eitt vinnuflæði til að vista bæði skipulögð reikningsgögn (fyrir skýrslugerð, sjálfvirkni og samþættingar) og útprentað PDF-skjal (fyrir afhendingu til viðskiptavina og yfirferð manna) saman. Með því að halda báðum framsetningum tengdum hjálpar það til við að tryggja að PDF-skjalið samsvari alltaf undirliggjandi reikningsreitum eins og vörulínum, samtölum, sköttum og upplýsingum um viðskiptavini. Teymi geta notað eitt ferli til að búa til, geyma og síðar nálgast reikninga án þess að viðhalda aðskildum kerfum eða handvirkum tilvísunum. Þetta styður við áreiðanlega vinnslu eins og útflutning fyrir bókhald, greiningar, samræmisathuganir og gagnastaðfestingu á sama tíma og kröfum viðskiptavina um staðlað PDF-skjal er mætt. Það bætir einnig endurskoðunarhæfni með því að varðveita það sem var sent til viðskiptavinarins samhliða frumgögnunum sem notuð voru til að útbúa það. Miðlæg geymsla einfaldar leit og sókn gagna, þar sem hægt er að finna reikning einu sinni og nálgast bæði gögn hans og PDF-skjal. Nálgunin hjálpar til við að draga úr villum sem stafa af endurinnslætti eða endurgerð skjala úr ófullnægjandi skrám. Þetta er gagnlegt fyrir fyrirtæki sem þurfa reikningsgögn sem eru tilbúin fyrir sjálfvirkni, á sama tíma og þau veita samræmt og faglegt skjal fyrir viðskiptavini, birgja eða innri samþykktir.