من به یک فرآیند واحد نیاز دارم که هم داده‌های فاکتور قابل خواندن توسط ماشین و هم فایل PDF مورد انتظار مشتریانم را ذخیره کند.

این قابلیت از ثبت و ذخیره‌سازی اطلاعات فاکتور در قالبی ساختاریافته و قابل خواندن توسط ماشین، در کنار نسخه PDF مخصوص مشتری در یک فرآیند واحد پشتیبانی می‌کند. این کار باعث کاهش دوباره‌کاری، حفظ انسجام سوابق و تسهیل در بازیابی و اشتراک‌گذاری نسخه مناسب در صورت نیاز می‌شود.

این قابلیت یک گردش کار واحد برای ذخیره همزمان داده‌های ساختاریافته فاکتور (برای گزارش‌گیری، اتوماسیون و یکپارچه‌سازی) و سند PDF رندر شده (برای تحویل به مشتری و بررسی انسانی) فراهم می‌کند. با پیوند دادن این دو نسخه، اطمینان حاصل می‌شود که فایل PDF همیشه با فیلدهای زیربنایی فاکتور مانند اقلام، مجموع مبالغ، مالیات‌ها و جزئیات مشتری مطابقت دارد. تیم‌ها می‌توانند از یک فرآیند واحد برای تولید، ذخیره و دسترسی بعدی به فاکتورها استفاده کنند، بدون اینکه نیاز به نگهداری سیستم‌های جداگانه یا ارجاعات متقاطع دستی باشد. این امر از پردازش‌های پایین‌دستی قابل اعتماد مانند خروجی‌های حسابداری، تحلیل‌ها، بررسی‌های انطباق و اعتبارسنجی داده‌ها پشتیبانی می‌کند، در حالی که همچنان انتظارات مشتری برای یک PDF استاندارد را برآورده می‌سازد. همچنین با حفظ آنچه برای مشتری ارسال شده در کنار داده‌های منبع مورد استفاده برای تولید آن، قابلیت حسابرسی بهبود می‌یابد. ذخیره‌سازی متمرکز، جستجو و بازیابی را ساده می‌کند، زیرا می‌توانید یک فاکتور را یک‌بار پیدا کرده و به داده‌ها و فایل PDF آن دسترسی داشته باشید. این رویکرد به کاهش خطاهای ناشی از وارد کردن مجدد داده‌ها یا تولید دوباره اسناد از سوابق ناقص کمک می‌کند. این قابلیت برای کسب‌وکارهایی که به داده‌های فاکتور آماده برای اتوماسیون نیاز دارند و در عین حال می‌خواهند سندی منسجم و حرفه‌ای برای مشتریان، فروشندگان یا تأییدیه‌های داخلی ارائه دهند، مفید است.