缺乏將 PDF 轉換為 PDF/A 的相關知識

本功能說明文件旨在解釋如何將標準 PDF 轉換為符合 PDF/A 標準的檔案，以利長期歸檔。它協助使用者了解達成成功轉換所需的步驟、要求及常見注意事項。

本文件旨在解決使用者缺乏將 PDF 轉換為 PDF/A 相關知識的問題，內容概述了 PDF/A 的定義及其在長期保存中的用途。文中說明了標準 PDF 與 PDF/A 之間的差異，重點在於合規性要求，例如嵌入字型、色彩描述檔及受限功能。並根據歸檔與內容需求，提供選擇合適 PDF/A 等級（例如 PDF/A-1、PDF/A-2 或 PDF/A-3）的指引。文件描述了典型的轉換工作流程，包括準備來源 PDF、使用合規工具進行轉換以及驗證產出的檔案。此外，文中強調了可能導致轉換失敗的常見問題（如字型遺失、透明度、加密內容或不支援的媒體），並提出解決這些問題的實用方法。文件亦說明如何透過驗證報告確認合規性，以及當驗證器標記錯誤時應檢查的項目。本文件釐清了使用者應在何時使用 PDF/A 轉換，例如法規提交、記錄管理、法律歸檔及機構典藏。內容包含在符合 PDF/A 約束的同時維持文件保真度的最佳實踐建議，特別是針對掃描文件與表單的部分。總體而言，本文件能協助使用者自信地製作可驗證的 PDF/A 檔案，並減少因合規檢查失敗而需重工的情況。