Mul on raskusi dokumentide suunamisega õigesse protsessi, kuna ma ei saa nende tüüpi eelnevalt usaldusväärselt kontrollida.

See funktsioon aitab teil kontrollida dokumendi tüüpi enne selle suunamist järgmistesse protsessidesse. Kinnitades dokumendi tüübi juba alguses, saate iga dokumendi kiiremini ja vähemate vigadega õigesse töövoogu saata.

See funktsioon on mõeldud olukordadeks, kus peate suunama sissetulevad dokumendid erinevatesse protsessidesse, kuid ei suuda nende tüüpi vastuvõtmise hetkel kindlalt tuvastada. See pakub selge etapi dokumendi tüübi kontrollimiseks enne selle määramist töövoogu või järjekorda. Kasutajad saavad dokumenti üle vaadata ja kinnitada selle kavandatud tüübi, et suunamisotsused tehtaks suurema kindlustundega. Tüübi varasema valideerimisega saavad meeskonnad vähendada valesuunamisi, mis põhjustavad ümbertegemist, viivitusi või teenusetasemete eiramist. Funktsioon toetab segatud dokumendivoogude järjepidevat käsitlemist, kus sarnase välimusega failid võivad kuuluda erinevatesse protsessidesse. Samuti parandab see tööalast nähtavust, muutes kontrollietapi selgesõnaliseks, aidates meeskondadel mõista, miks dokument teatud suunale saadeti. Levinud kasutusjuhtumid hõlmavad jagatud postkasti või skannimisest protsessi stsenaariume, kus dokumendid saabuvad ilma usaldusväärsete siltide või standardsete failinimedeta. See on eriti kasulik keskkondades, kus on mitu järgmist protsessi, millel on erinevad andmenõuded või käsitlemisreeglid. Üldiselt aitab funktsioon standardiseerida vastuvõttu, parandada suunamise täpsust ja vähendada valesti klassifitseeritud dokumentide parandamisele kuluvat aega.