Utfordringen består i å fange opp tekst fra fysiske dokumenter og gjøre disse digitalt tilgjengelige. Dette kan være spesielt problematisk når man jobber med gamle dokumenter eller håndskrevne tekster, der manuell inntasting kan være tidkrevende og feilutsatt. Videre er disse dokumentene etter digitaliseringen ikke søkbare eller indekserbare, noe som gjør arbeidet med store mengder dokumenter vanskelig. Feil kan oppstå under behandling av håndskrifter, som må korrigeres manuelt. Dette fører til ineffektiv dokumenthåndtering og hemmer produktiviteten betydelig.

OCR PDF-verktøyet er en effektiv løsning for å håndtere denne utfordringen. Det bruker optisk tegngjenkjenning for å trekke ut tekst fra fysiske dokumenter og gjøre det digitalt tilgjengelig. Det kan behandle både trykte og håndskrevne tekster med høy presisjon. Etter behandlingen konverterer verktøyet bildene fra teksten til redigerbar tekst, noe som gjør det til det perfekte verktøyet for digitalisering av gamle eller håndskrevne dokumenter. Brukerne kan da enkelt korrigere eventuelle feil som oppstår. Verktøyet skanner hele dokumentet, og med hjelp av det blir de digitaliserte dokumentene søkbare og indekserbare, noe som gjør det betydelig lettere å håndtere store mengder dokumenter. Dermed bidrar OCR PDF-verktøyet betydelig til å forbedre produktiviteten og effektiviteten ved dokumenthåndtering.